Polityka prywatności i plików cookie

1. Zakres dokumentu

Niniejsza polityka wyjaśnia, w jaki sposób przetwarzamy dane osobowe użytkowników serwisu www.atbgroup.pl, osób kontaktujących się z ATB Group oraz — jeżeli ta funkcja jest aktywna — odbiorców informacji handlowych i newslettera. Opisuje również zasady używania plików cookie i podobnych technologii.

2. Administrator danych i kontakt

Administratorem danych osobowych jest:

3. Jakie dane możemy przetwarzać

W zależności od sposobu korzystania z serwisu możemy przetwarzać:

• dane podane w formularzu, w szczególności imię i nazwisko, służbowy adres e-mail, nazwę firmy, numer telefonu, temat i treść wiadomości;
• informacje zawarte w przesłanych załącznikach, np. dokumentacji technicznej lub rysunkach;
• dane przekazane w korespondencji e-mailowej, telefonicznej lub podczas dalszych rozmów dotyczących projektu;
• dane potrzebne do przygotowania oferty, zawarcia i wykonania umowy;
• adres e-mail oraz informacje o udzieleniu lub wycofaniu zgody na newsletter — jeśli zapis do newslettera jest aktywny;
• dane techniczne związane z korzystaniem z serwisu, takie jak adres IP, data i czas wizyty, typ urządzenia, system operacyjny, przeglądarka, odwiedzana strona, źródło wejścia i identyfikatory plików cookie;
• informacje o sposobie korzystania ze strony, jeśli użytkownik wyraził zgodę na cookies analityczne lub marketingowe.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania

4.1. Odpowiedź na zapytanie i kontakt biznesowy

Dane przekazane przez formularz, e-mail lub telefon przetwarzamy w celu:

• udzielenia odpowiedzi;
• wyjaśnienia potrzeb technicznych i biznesowych;
• przygotowania konsultacji, wstępnej analizy lub oferty;
• podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy.

Podstawą prawną jest:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO — gdy kontakt zmierza do zawarcia umowy lub wymaga działań przed jej zawarciem;
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz prawnie uzasadniony interes polegający na prowadzeniu komunikacji biznesowej, odpowiadaniu na pytania i rozwijaniu relacji z potencjalnymi klientami lub partnerami, gdy zapytanie nie prowadzi bezpośrednio do zawarcia umowy.

4.2. Przygotowanie i wykonanie umowy

Jeśli współpraca przejdzie do etapu zamówienia lub umowy, przetwarzamy dane niezbędne do przygotowania oferty, prowadzenia uzgodnień, zawarcia i wykonania umowy, obsługi projektu, serwisu oraz rozliczeń.

Podstawą prawną jest odpowiednio:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO — zawarcie i wykonanie umowy;
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO — wykonanie obowiązków prawnych, w szczególności podatkowych i rachunkowych;
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO — dokumentowanie ustaleń, ochrona praw Administratora oraz ustalanie, dochodzenie lub obrona roszczeń.

4.3. Bezpieczeństwo i prawidłowe działanie serwisu

Dane techniczne i logi serwera możemy przetwarzać w celu zapewnienia bezpieczeństwa serwisu, wykrywania błędów i nadużyć, wykonywania kopii zapasowych oraz obrony przed atakami. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz prawnie uzasadniony interes polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa i ciągłości działania strony.

4.4. Analityka serwisu

Jeżeli użytkownik wyrazi zgodę na cookies analityczne, korzystamy z Google Analytics 4 w celu tworzenia zbiorczych statystyk, poznawania sposobu korzystania ze strony i jej ulepszania.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda użytkownika — oraz właściwe przepisy Prawa komunikacji elektronicznej dotyczące przechowywania informacji lub uzyskiwania do niej dostępu w urządzeniu użytkownika. Brak zgody na analitykę nie ogranicza możliwości przeglądania strony ani wysłania formularza.

4.5. Newsletter i informacje handlowe

Jeżeli zapis do newslettera jest aktywny i użytkownik dobrowolnie się zapisze, dane są przetwarzane w celu wysyłania wiadomości dotyczących ATB Group, oferowanych technologii, partnerów, wydarzeń i materiałów branżowych.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda — oraz odpowiednia zgoda wymagana przez Prawo komunikacji elektronicznej. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie, korzystając z linku rezygnacji w wiadomości lub pisząc na info@atbgroup.pl. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem działań wykonanych przed jej wycofaniem.

4.6. Ustalanie, dochodzenie i obrona roszczeń

W niezbędnym zakresie możemy przetwarzać dane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz prawnie uzasadniony interes polegający na ochronie praw Administratora.

5. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Podanie danych jest dobrowolne, ale dane oznaczone w formularzu jako wymagane są konieczne do wysłania zapytania i otrzymania odpowiedzi.

W formularzu kontaktowym wymagane są:

• imię i nazwisko;
• adres e-mail;
• treść wiadomości;
• potwierdzenie zapoznania się z polityką prywatności.

Nazwa firmy, numer telefonu, temat i załącznik są polami dobrowolnymi.

6. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane podmiotom, które pomagają nam prowadzić stronę i działalność, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonego celu. Mogą to być w szczególności:

• dostawca hostingu Zenbox, którego operatorem jest cyber_Folks S.A.;
• dostawcy obsługi technicznej, administracji WordPress, bezpieczeństwa, kopii zapasowych i poczty elektronicznej;
• Google Ireland Limited — w związku z Google Analytics 4, jeśli użytkownik wyrazi zgodę na analitykę;
• MailerLite Limited — jeśli aktywne są formularze, pop-up lub wysyłka newslettera przez MailerLite;
• CookieYes Limited — w związku z obsługą preferencji dotyczących plików cookie;
• dostawcy systemów CRM lub narzędzi do obsługi zapytań — jeżeli są używane;
• kancelarie prawne, księgowość, audytorzy, ubezpieczyciele oraz inni profesjonalni doradcy;
• uprawnione organy publiczne, gdy obowiązek przekazania danych wynika z prawa.

Podmioty przetwarzające dane na nasze zlecenie działają na podstawie umów i zgodnie z naszymi udokumentowanymi poleceniami, chyba że prawo stanowi inaczej.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektórzy dostawcy usług, w szczególności Google, MailerLite lub ich podwykonawcy, mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takim przypadku przekazanie danych odbywa się na podstawie mechanizmu prawnego przewidzianego w RODO, np. decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo standardowych klauzul umownych, wraz z dodatkowymi zabezpieczeniami, gdy są wymagane.

Więcej informacji znajduje się w dokumentach dostawców:

• Polityka prywatności Google
• Ochrona danych w Google Analytics
• Polityka prywatności MailerLite
• Polityka prywatności CookieYes
• Ochrona danych w Zenbox

8. Okres przechowywania danych

Stosujemy zasadę, że dane przechowujemy nie dłużej, niż jest to potrzebne do celu, dla którego zostały zebrane. W szczególności:

• dane z zapytań i korespondencji przechowujemy przez czas prowadzenia rozmów, a następnie nie dłużej niż przez 24 miesiące od ostatniego kontaktu, chyba że zapytanie doprowadziło do zawarcia umowy albo dalsze przechowywanie jest potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
• dokumentację związaną z umową przechowujemy przez okres jej realizacji, a następnie przez okres wynikający z przepisów prawa i terminów przedawnienia roszczeń;
• dokumenty księgowe i podatkowe przechowujemy przez okres wymagany właściwymi przepisami;
• dane wykorzystywane do wysyłki newslettera przechowujemy do wycofania zgody lub zakończenia usługi; możemy zachować ograniczony zapis o rezygnacji, aby nie wysyłać wiadomości wbrew sprzeciwowi oraz wykazać prawidłowość wcześniejszych działań;
• dane potwierdzające udzielenie zgody przechowujemy przez czas korzystania ze zgody, a następnie przez okres potrzebny do wykazania zgodności działania z prawem;
• dane użytkownika i zdarzeń w Google Analytics 4 przechowujemy przez okres ustawiony w panelu usługi, nie dłużej niż 14 miesięcy; dane zbiorcze w raportach mogą być przechowywane dłużej;
• logi serwera przechowujemy przez okres wynikający z konfiguracji hostingu i niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa oraz diagnozowania błędów; konkretny zapis może być przechowywany dłużej, jeżeli jest potrzebny do wyjaśnienia incydentu lub obrony roszczeń;
• informacje o wyborze ustawień cookies przechowujemy przez okres wskazany w panelu ustawień cookies, po czym ponownie prosimy o wybór, jeśli jest to konieczne.

9. Prawa osoby, której dane dotyczą

Na zasadach określonych w RODO przysługuje Ci prawo do:

• dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
• sprostowania nieprawidłowych danych oraz uzupełnienia danych niekompletnych;
• usunięcia danych;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych — gdy podstawą przetwarzania jest zgoda lub umowa, a dane są przetwarzane w sposób zautomatyzowany;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO, z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją;
• wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego;
• wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem;
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Nie podejmujemy wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały. Dane analityczne mogą służyć do tworzenia statystyk dotyczących korzystania ze strony, ale nie są wykorzystywane do podejmowania takich decyzji.

11. Pliki cookie i podobne technologie

11.1. Czym są pliki cookie

Pliki cookie to niewielkie informacje zapisywane na urządzeniu użytkownika lub odczytywane z niego podczas korzystania ze strony. Podobną funkcję mogą pełnić pamięć lokalna przeglądarki, piksele i inne identyfikatory internetowe.

11.2. Kategorie używanych technologii

1. Niezbędne — umożliwiają prawidłowe i bezpieczne działanie serwisu, formularzy oraz zapisanie wyboru dotyczącego cookies. Nie wymagają zgody, jeżeli są konieczne do transmisji komunikatu lub świadczenia usługi wyraźnie żądanej przez użytkownika.
2. Analityczne — pomagają mierzyć odwiedziny i sposób korzystania ze strony za pomocą Google Analytics 4. Są uruchamiane dopiero po uzyskaniu zgody.
3. Funkcjonalne — mogą zapamiętywać dodatkowe wybory lub uruchamiać funkcje zewnętrznych dostawców. Jeżeli nie są niezbędne, są uruchamiane dopiero po uzyskaniu zgody.
4. Marketingowe — mogą służyć do obsługi newslettera, pop-upów, mierzenia skuteczności kampanii lub dopasowania komunikacji. Są uruchamiane dopiero po uzyskaniu zgody.

11.3. Narzędzia używane w serwisie

Aktualna, szczegółowa lista plików cookie, ich dostawców, celów i czasu działania jest dostępna w panelu „Ustawienia plików cookie” wyświetlanym przez CookieYes.

11.4. Zarządzanie zgodą

Przy pierwszej wizycie użytkownik może zaakceptować wszystkie opcjonalne cookies, odrzucić je albo wybrać poszczególne kategorie. Brak działania nie jest zgodą. Cookies analityczne, funkcjonalne i marketingowe, które nie są niezbędne, nie są uruchamiane przed dokonaniem wyboru.

Zgodę można w dowolnym momencie wycofać lub zmienić za pomocą stale dostępnego linku lub przycisku „Ustawienia plików cookie”. Wycofanie zgody jest równie łatwe jak jej udzielenie.

Użytkownik może również usunąć lub zablokować cookies w ustawieniach przeglądarki. Zablokowanie cookies niezbędnych może jednak spowodować, że niektóre funkcje strony nie będą działać prawidłowo.

12. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby chronić dane przed utratą, nieuprawnionym dostępem, zmianą lub ujawnieniem. Serwis korzysta z szyfrowanego połączenia HTTPS. Dostęp do danych jest ograniczony do osób, które potrzebują go do wykonywania swoich obowiązków.

Użytkownik powinien pamiętać, że transmisja danych przez Internet nigdy nie daje całkowitej gwarancji bezpieczeństwa. W przypadku przesyłania poufnej dokumentacji technicznej zalecamy wcześniejsze uzgodnienie bezpiecznego sposobu jej przekazania.

13. Linki do stron zewnętrznych

Serwis zawiera linki do stron partnerów technologicznych i innych zewnętrznych podmiotów. Po przejściu na zewnętrzną stronę zasady przetwarzania danych określa jej administrator. Zachęcamy do zapoznania się z polityką prywatności odwiedzanej strony.

14. Zmiany polityki

Polityka może być aktualizowana, w szczególności w przypadku zmiany prawa, zakresu działania strony lub używanych narzędzi. Aktualna wersja jest publikowana pod adresem www.atbgroup.pl/polityka-prywatnosci/.

Przy istotnych zmianach podamy nową datę obowiązywania dokumentu i — jeśli będzie to wymagane — ponownie poprosimy użytkownika o zgodę.